Praktik di lapangan menunjukkan bahwa di banyak klinik, lonjakan terjadi antara pukul 08.00-10.00 dan 16.00-18.00, sementara jumlah petugas justru paling sedikit pada jam istirahat. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Berikut 5 praktik yang kami lihat paling membantu, disusun dari yang paling mudah dijalankan.
Hitung ulang beban kerja per jam, bukan per hari. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Untuk jadwal shift klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Siapkan aturan tukar shift yang tidak mengacak tim inti. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Di ranah jadwal shift klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Tambahan yang jarang disadari
Tempatkan petugas paling berpengalaman di jam puncak. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Untuk jadwal shift klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Batasi kerja lembur beruntun agar tidak menurunkan ketelitian. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Poin yang perlu perhatian
Catat siapa masuk jam berapa untuk memudahkan audit internal. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Di ranah jadwal shift klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Evaluasi jadwal sebulan sekali dengan data kunjungan. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Sejauh pengalaman kami, aspek jadwal shift klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Pola yang perlu dihindari
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Perlu aplikasi khusus untuk atur shift? Tidak wajib untuk klinik kecil, tetapi begitu jumlah petugas lebih dari sepuluh, pencatatan manual rawan bentrok jadwal.
Bagaimana menangani petugas yang mendadak tidak hadir? Siapkan daftar cadangan per posisi dan aturan jelas siapa yang dihubungi lebih dulu.
Agar tidak berhenti di rencana
Ringkasnya, mulailah dari satu atau dua perubahan yang paling mudah, lalu tambah perlahan.
Bila langkah-langkah di atas terasa berat dijalankan manual, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.