Dari pengalaman mendampingi klinik, regulasi rekam medis mengatur masa simpan tertentu, dan arsip elektronik memudahkan klinik memenuhinya. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Pahami aturan penyimpanan dokumen medis yang berlaku. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek pengelolaan arsip klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Pisahkan arsip aktif dan arsip lama dengan jelas. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Hal teknis yang perlu diperhatikan
Tentukan tempat penyimpanan yang aman dari air dan api. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Catat arsip yang dipinjam agar tidak hilang. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Langkah yang bisa segera dicoba
Lakukan pemusnahan dokumen sesuai ketentuan, bukan sembarangan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Pertimbangkan arsip digital untuk mempercepat pencarian. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Pola yang perlu dihindari
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah rekam medis boleh hanya digital? Regulasi rekam medis elektronik mengizinkan penyelenggara fasilitas kesehatan beralih ke RME dengan syarat tertentu.
Bagaimana dengan dokumen yang kedaluwarsa? Pemusnahan dilakukan dengan berita acara agar tetap bisa dipertanggungjawabkan.
Agar tidak berhenti di rencana
Yang terpenting, tidak ada gunanya mengubah semuanya sekaligus; klinik tetap harus melayani pasien setiap hari.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.
Ada baiknya juga meminta pendapat petugas yang paling sering berhadapan langsung dengan pasien; mereka sering melihat masalah yang tidak terlihat dari meja manajemen.