Praktik di lapangan menunjukkan bahwa laporan bulanan yang hanya berisi total pemasukan tidak cukup untuk mengambil keputusan operasional. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pertanyaan soal kpi klinik sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Pantau jumlah kunjungan per poli agar terlihat pola musimannya. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Ukur waktu tunggu rata-rata dari daftar sampai dipanggil dokter. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Hitung persentase pasien yang kembali untuk kontrol. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Awasi nilai tagihan yang belum tertagih. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Sejauh pengalaman kami, aspek kpi klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Catat keluhan pasien dan waktu penyelesaiannya. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek kpi klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Bandingkan pencapaian antar bulan, bukan antar klinik yang berbeda skala. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Untuk kpi klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Kesalahan yang sering terjadi
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Berapa indikator yang ideal? Sekitar lima sampai tujuh indikator sudah cukup untuk klinik kecil; terlalu banyak justru tidak terbaca.
Perlu dibandingkan dengan klinik lain? Perbandingan paling adil adalah dengan data klinik sendiri di periode sebelumnya.
Menutup dengan langkah kecil
Kesimpulan praktisnya, tidak ada gunanya mengubah semuanya sekaligus; klinik tetap harus melayani pasien setiap hari.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.