Praktik di lapangan menunjukkan bahwa implementasi yang rapi lebih ditentukan oleh persiapan klinik daripada oleh hebatnya perangkat lunak. Ini menjadi titik yang paling sering kami bahas saat sesi pendampingan.
Berikut 5 praktik yang kami lihat paling membantu, disusun dari yang paling mudah dijalankan.
Sepakati tujuan dan ukuran keberhasilan. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Sejauh pengalaman kami, aspek implementasi sistem klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Rapikan data sebelum pindah. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek implementasi sistem klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Bagian yang butuh kesabaran
Tunjuk penanggung jawab dari pihak klinik. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Jadwalkan pelatihan per kelompok petugas. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Bagian yang butuh kesabaran
Uji pada cakupan kecil lebih dulu. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Untuk implementasi sistem klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Perluas secara bertahap setelah stabil. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Berapa lama implementasi wajar? Untuk klinik kecil, hitungan pekan; yang lebih besar bisa hitungan bulan.
Siapa yang harus terlibat? Perwakilan tiap peran: pendaftaran, medis, apotek, kasir, dan manajemen.
Menjaga konsistensi
Yang terpenting, mulailah dari satu atau dua perubahan yang paling mudah, lalu tambah perlahan.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.