Kenyataannya di klinik, masa paralel yang terlalu lama melelahkan; yang terlalu cepat berisiko menyisakan lubang pencatatan. Ini menjadi titik yang paling sering kami bahas saat sesi pendampingan.
Pertanyaan soal transisi sistem klinik sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Tetapkan berapa lama masa paralel. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien. Di ranah transisi sistem klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Tentukan catatan mana yang tetap manual. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Samakan data sebelum menutup masa paralel. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Untuk transisi sistem klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Siapkan aturan bila hasil keduanya berbeda. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Catat pelajaran dari masa transisi. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Tutup paralel secara bertahap. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Kesalahan yang sering terjadi
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah paralel selalu perlu? Untuk bagian paling kritis biasanya ya, dengan durasi yang wajar.
Kapan boleh ditutup? Setelah dua-tiga periode berjalan tanpa selisih serius.
Langkah berikutnya
Ringkasnya, mulailah dari satu atau dua perubahan yang paling mudah, lalu tambah perlahan.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.