Yang sering terjadi di lapangan, sebulan pertama adalah masa paling penting untuk membetulkan arah, sebelum kebiasaan mengeras. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Bandingkan waktu layanan sebelum dan sesudah. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja.
Kumpulkan keluhan petugas dan pasien. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Langkah yang bisa segera dicoba
Periksa bagian yang masih dikerjakan manual. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Sejauh pengalaman kami, aspek evaluasi implementasi sistem memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Ukur pemakaian fitur utama. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Untuk evaluasi implementasi sistem, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Bagian yang sering terlewat
Rapikan pengaturan yang belum sesuai. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Putuskan prioritas perbaikan bulan berikutnya. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Di ranah evaluasi implementasi sistem, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apa indikator paling sederhana? Waktu tunggu dan keluhan pencatatan biasanya cukup menggambarkan.
Siapa yang mengevaluasi? Manajemen bersama perwakilan tiap peran petugas.
Agar tidak berhenti di rencana
Kesimpulan praktisnya, tidak ada gunanya mengubah semuanya sekaligus; klinik tetap harus melayani pasien setiap hari.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.