Praktik di lapangan menunjukkan bahwa layanan kunjungan rumah banyak bergerak di lapangan, sehingga catatan yang tersinkron sangat penting. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Banyak klinik beratirih memilih antara cara manual dan bantuan sistem. Perbandingannya kurang lebih seperti ini.
Atur jadwal kunjungan dan rute petugas. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Catat tindakan yang dilakukan di rumah pasien. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
| Aspek | Manual | Dengan sistem |
|---|---|---|
| Kecepatan pencarian data | Bergantung petugas | Hitungan detik |
| Konsistensi catatan | Bervariasi | Mengikuti format |
| Rekap laporan | Manual, rawan silap | Otomatis |
| Biaya awal | Rendah | Perlu investasi |
Langkah yang bisa segera dicoba
Sinkronkan hasil kunjungan ke rekam medis. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi.
Pantau alat dan bahan yang dibawa. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Untuk aplikasi klinik homecare, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Bagian yang sering terlewat
Siapkan komunikasi dengan keluarga pasien. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Di ranah aplikasi klinik homecare, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Evaluasi kesinambungan layanan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan. Sejauh pengalaman kami, aspek aplikasi klinik homecare memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
- Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah petugas perlu akses dari luar klinik? Idealnya ya, dengan pembatasan akses sesuai peran.
Bagaimana memastikan kunjungan tidak bentrok? Gunakan penjadwalan yang terpusat, bukan jadwal pribadi masing-masing.
Langkah berikutnya
Yang terpenting, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.