Dari pengalaman mendampingi klinik, sesi demo yang diarahkan dengan baik jauh lebih berguna daripada menyimak presentasi fitur panjang. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pertanyaan soal demo software klinik sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Minta skenario yang menyerupai keseharian klinik. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Hitung jumlah langkah untuk tugas yang paling sering. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Tanyakan apa yang terjadi saat koneksi terputus. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Lihat bagaimana cara memperbaiki salah entri. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Untuk demo software klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Periksa laporan yang tersedia tanpa perlu diolah lagi. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Untuk demo software klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Tulis pertanyaan susulan sebelum mengambil keputusan. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Bolehkah demo diikuti petugas lain? Sangat dianjurkan, terutama mereka yang akan memakainya setiap hari.
Apakah perlu demo lebih dari sekali? Bila masih ragu, putaran kedua dengan skenario berbeda sangat membantu.
Langkah berikutnya
Ringkasnya, ukur hasilnya dengan data sederhana, lalu putuskan langkah lanjutan.
Bila langkah-langkah di atas terasa berat dijalankan manual, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.