Praktik di lapangan menunjukkan bahwa banyak klinik menemukan waktu tunggu turun setelah data pasien lama tidak lagi dicari manual di lemari berkas. Hal ini terdengar sepele, namun berdampak langsung ke kenyamanan pasien dan ketenangan petugas.
Kurangi pengisian ulang data yang sudah ada. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Tarik riwayat pasien sebelum pasien masuk ruang periksa. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Gunakan templat catatan untuk keluhan yang sering muncul. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Letakkan informasi penting di bagian atas layar. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Bagian yang sering terlewat
Ukur waktu tunggu sebelum dan sesudah perubahan. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Hindari menambah kolom isian yang tidak benar-benar dipakai. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah mempercepat pelayanan berarti mengurangi mutu? Justru sebaliknya, waktu yang dihemat bisa dipakai untuk komunikasi dengan pasien.
Apa penghambat terbesar? Biasanya jaringan internet yang tidak stabil dan kebiasaan mengisi catatan di akhir sesi.
Menjaga konsistensi
Pada akhirnya, mulailah dari satu atau dua perubahan yang paling mudah, lalu tambah perlahan.
Kalau Anda ingin merapikan bagian ini tanpa menambah beban kerja, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.
Ada baiknya juga meminta pendapat petugas yang paling sering berhadapan langsung dengan pasien; mereka sering melihat masalah yang tidak terlihat dari meja manajemen.
Satu hal kecil lagi: pastikan setiap perubahan diuji pada satu atau dua hari kerja penuh sebelum diberlakukan menyeluruh, agar risikonya terukur.