Yang sering terjadi di lapangan, dokumen medis elektronik menuntut kejelasan siapa yang bertanggung jawab atas isinya. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pertanyaan soal tanda tangan elektronik rekam medis sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Pastikan identitas penanda tangan tidak bisa dipakai orang lain. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja.
Tetapkan siapa saja yang berhak menandatangani dokumen medis. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Di ranah tanda tangan elektronik rekam medis, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Uji alur tanda tangan sebelum dipakai melayani pasien. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Simpan bukti waktu penandatanganan. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim.
Siapkan prosedur bila petugas lupa keluar dari akun. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Koordinasikan dengan tenaga medis yang enggan beralih. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Kesalahan yang sering terjadi
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah tanda tangan digital sah? Dalam konteks rekam medis elektronik, tanda tangan elektronik diakui dengan syarat keamanan tertentu.
Bagaimana bila dokter menolak? Biasanya karena khawatir lambat; tunjukkan bahwa prosesnya justru lebih singkat saat pasien ramai.
Langkah berikutnya
Intinya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.
Ada baiknya juga meminta pendapat petugas yang paling sering berhadapan langsung dengan pasien; mereka sering melihat masalah yang tidak terlihat dari meja manajemen.