Kenyataannya di klinik, kekacauan migrasi biasanya berasal dari nomor rekam medis yang ganda atau salah ketik. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pindai dokumen lama hanya yang memang dibutuhkan. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Di ranah migrasi rekam medis digital, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Cocokkan nomor rekam medis lama dan baru dengan hati-hati. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Di ranah migrasi rekam medis digital, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Kerjakan migrasi bertahap per periode kunjungan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Di ranah migrasi rekam medis digital, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Uji hasil migrasi dengan mencari beberapa pasien acak. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien. Sejauh pengalaman kami, aspek migrasi rekam medis digital memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Latih petugas membaca dokumen hasil pindai. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Di ranah migrasi rekam medis digital, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Simpan arsip asli sampai migrasi dinyatakan selesai. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Pola yang perlu dihindari
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Perlu memindai semua berkas lama? Tidak selalu; banyak klinik hanya memindai riwayat yang masih relevan untuk perawatan lanjutan.
Siapa yang sebaiknya mengawasi migrasi? Satu penanggung jawab tetap yang memahami isi berkas medis, dibantu petugas administrasi.
Menutup dengan langkah kecil
Kesimpulan praktisnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.