Menjaga Kebersihan Data Pasien Lama

Kenyataannya di klinik, data lama yang berantakan terus menimbulkan masalah meski sistem barunya sudah rapi. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.

Banyak klinik beratirih memilih antara cara manual dan bantuan sistem. Perbandingannya kurang lebih seperti ini.

Cari data ganda sejak awal penggunaan sistem. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.

Perbaiki penulisan nama dan tanggal lahir yang keliru. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Untuk kebersihan data pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.

Cara menerapkannya di klinik kecil

Pastikan setiap pasien hanya punya satu nomor rekam medis. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Sejauh pengalaman kami, aspek kebersihan data pasien memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.

Lakukan pembersihan bertahap, bukan sekaligus. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.

Hal teknis yang perlu diperhatikan

Catat perubahan data agar bisa ditelusuri. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.

Tinjau ulang setiap kuartal. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien. Untuk kebersihan data pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.

Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini

1. Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
2. Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
3. Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
4. Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.

Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.

Yang biasanya bikin repot

Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.

• Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
• Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
• Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.

Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.

Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik

Apakah data lama boleh dihapus? Sebagian bisa digabung atau ditandai tidak aktif, sesuai kebijakan penyimpanan rekam medis.

Siapa yang sebaiknya mengerjakan? Satu orang penanggung jawab yang memahami isi rekam medis, dibantu administrasi.

Langkah berikutnya

Pada akhirnya, yang menentukan bukan seberapa canggih alatnya, melainkan seberapa konsisten tim menjalankannya.

Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.