Dari pengalaman mendampingi klinik, perangkat yang kurang nyaman membuat entri data lambat, dan itu langsung menambah antrean. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Sesuaikan ukuran layar dengan pekerjaan entri data. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Sejauh pengalaman kami, aspek perangkat pendaftaran klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Pastikan perangkat cukup cepat untuk jam sibuk. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Sejauh pengalaman kami, aspek perangkat pendaftaran klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Langkah yang bisa segera dicoba
Siapkan cadangan bila perangkat bermasalah. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Sejauh pengalaman kami, aspek perangkat pendaftaran klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Atur posisi perangkat agar tidak menghalangi pasien. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan. Di ranah perangkat pendaftaran klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Langkah yang bisa segera dicoba
Latih petugas mengetik cepat tanpa mengorbankan ketelitian. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Untuk perangkat pendaftaran klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Ukur waktu entri sebelum dan sesudah pergantian. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Kesalahan yang sering terjadi
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Perlu perangkat mahal? Tidak; yang penting andal, layarnya memadai, dan mudah diservis.
Bagaimana bila listrik mati? Siapkan prosedur manual singkat yang datanya dimasukkan setelah listrik kembali.
Langkah berikutnya
Yang terpenting, tidak ada gunanya mengubah semuanya sekaligus; klinik tetap harus melayani pasien setiap hari.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.