Dari pengalaman mendampingi klinik, satu pesan di waktu tepat lebih berhasil daripada tiga pesan yang datang bertubi-tubi. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Kirim di waktu yang tepat, tidak terlalu awal. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Sertakan informasi singkat yang dibutuhkan. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Untuk pengingat jadwal pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Hal teknis yang perlu diperhatikan
Siapkan balasan untuk membatalkan atau mengubah. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Untuk pengingat jadwal pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Catat siapa yang setuju diingatkan. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien. Untuk pengingat jadwal pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Langkah yang bisa segera dicoba
Ukur pengaruhnya pada kehadiran. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Di ranah pengingat jadwal pasien, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Hindari pesan yang terlalu sering. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Yang biasanya bikin repot
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Kapan waktu kirim terbaik? Umumnya satu sampai dua hari sebelum jadwal, sesuai kebiasaan pasien.
Apakah perlu pesan terima kasih? Boleh, selama tidak menjadi gangguan baru.
Menjaga konsistensi
Intinya, ukur hasilnya dengan data sederhana, lalu putuskan langkah lanjutan.
Bila langkah-langkah di atas terasa berat dijalankan manual, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.