Yang sering terjadi di lapangan, pembukuan yang tersambung dari transaksi nyata mengurangi pekerjaan rekap dan salah catat. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Pastikan tiap jenis transaksi punya jalur jurnal. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Hindari entri ganda antara kasir dan pembukuan. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Di ranah integrasi akuntansi klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Hal teknis yang perlu diperhatikan
Cocokkan saldo kas secara berkala. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek integrasi akuntansi klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Atur pemisahan hak akses yang jelas. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Tinjau laporan bersama tiap bulan. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas.
Tanyakan perlakuan khusus kepada akuntan bila ragu. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Pola yang perlu dihindari
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah tetap butuh jasa akuntan? Untuk kebijakan dan pemeriksaan, peran akuntan tetap berharga.
Bagaimana dengan pajak? Ikuti ketentuan yang berlaku dan pastikan catatan pendukung rapi.
Langkah berikutnya
Yang terpenting, yang menentukan bukan seberapa canggih alatnya, melainkan seberapa konsisten tim menjalankannya.
Kalau Anda ingin merapikan bagian ini tanpa menambah beban kerja, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.
Perubahan yang berhasil biasanya yang bertahap dan dievaluasi berkala, bukan yang serba cepat di awal.
Kalau perlu, mulai dari satu bagian kecil dulu; bagian lain bisa menyusul mengikuti kesiapan tim.