Berdasarkan pengamatan kami saat membantu operasional klinik, memeriksa berkas sebelum dikirim jauh lebih murah daripada mengurus pengembalian klaim. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Cocokkan diagnosis dengan catatan pemeriksaan. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Pastikan tindakan tercatat lengkap. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Di ranah kesesuaian berkas klaim, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Langkah yang bisa segera dicoba
Periksa kelengkapan identitas pasien. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Bandingkan jumlah kunjungan dengan berkas. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Di ranah kesesuaian berkas klaim, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Bagian yang sering terlewat
Tandai berkas yang perlu penjelasan tambahan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Simpan berkas yang sudah diperiksa di tempat terpisah. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Kesalahan yang sering terjadi
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Siapa yang memeriksa? Satu petugas verifikator yang tidak terlibat entri harian.
Seberapa sering? Sebelum setiap pengiriman berkas klaim.
Menutup dengan langkah kecil
Pada akhirnya, yang menentukan bukan seberapa canggih alatnya, melainkan seberapa konsisten tim menjalankannya.
Bila langkah-langkah di atas terasa berat dijalankan manual, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.
Catatan ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata ulang kebiasaannya.
Kalau ada bagian yang belum relevan dengan klinik Anda, lewati saja dulu dan kembali ketika kebutuhannya muncul.